Gestione del tempo aziendale: perché la tua agenda scoppia e come uscirne (smettendo di fare l'eroe)

Sei il primo ad arrivare in azienda e l'ultimo a spegnere le luci. Passi le giornate a rincorrere le emergenze degli altri, il telefono squilla in continuazione e, quando finalmente arriva sera, ti rendi conto di non aver toccato nemmeno mezza delle attività strategiche che ti eri prefissato.

Se cerchi su Google soluzioni di "time management", troverai decine di articoli che ti consigliano app per la produttività, agende a colori e la famosa matrice di Eisenhower. Ma diciamoci la verità: il tuo problema non è l'agenda. Il tuo problema è la gestione del tuo team.

Fino a quando non accetterai che il tempo non si gestisce con i fogli Excel, ma responsabilizzando le persone, la tua azienda rimarrà una gabbia dorata in cui tu sei l'impiegato più oberato.

La scomoda verità sul "Faccio prima a farlo io"

Ogni volta che vedi un collaboratore in difficoltà o un lavoro che procede a rilento, scatta l'istinto: gli togli la pratica dalle mani pensando (o dicendo ad alta voce) "Faccio prima a farlo io che a spiegartelo".

In OSM non siamo troppo teorici, quindi partiamo da una verità cruda: hai ragione.

Se ti metti a fare quel lavoro in prima persona, lo farai sicuramente meglio e ci metterai la metà del tempo. Sai perché? Perché l'azienda l'hai creata tu. Se i tuoi dipendenti avessero la tua stessa determinazione, la tua velocità e la tua visione d'insieme, non lavorerebbero per te: avrebbero già aperto la loro azienda.

Devi accettare il fatto che, inizialmente, le cose non verranno fatte esattamente come le faresti tu. La vera gestione del tempo aziendale non consiste nel fare le cose più in fretta, ma nell'imparare a farle fare agli altri, dando loro la possibilità di sbagliare.

Invece di sostituirti a loro, investi il tuo tempo a correggere i loro errori. Nel breve termine ti sembrerà di sprecare ore preziose, ma è l'unico investimento che pagherà. Correggendoli e guidandoli, nel tempo diventeranno sempre più bravi. Se non accetti questa "tassa" iniziale di tempo e di pazienza, sarai condannato a fare l'operativo per il resto della tua vita.

Il complesso del "Campione della Parrocchia" e la scimmia sulla spalla

Dietro l'incapacità di delegare c'è quasi sempre una questione di ego. La tua azienda è la tua creatura. Sapere di essere il più bravo, quello che risolve i problemi impossibili, ti fa sentire bene. Ti fa sentire il campione nel campo della parrocchia. Ma se vuoi che la tua azienda passi a giocare in serie A, non puoi continuare a voler segnare tutti i gol. Devi smettere di fare il fuoriclasse e iniziare a fare l'allenatore.

Questo bisogno di controllo genera quello che in gergo si chiama il "passaggio della scimmia".

Sei in ufficio e un collaboratore entra dicendo: "Capo, abbiamo un problema, come risolviamo?". In quel preciso istante, la scimmia (il problema) passa dalla sua spalla alla tua. E questo atteggiamento lo hai indotto tu.

Posizionandoti come il fulcro di ogni decisione, hai abituato le persone al fatto che tutto debba passare da te. Se intervieni e ti sostituisci ai tuoi venditori o ai tuoi tecnici anche per gestire i "clientini" e le piccole grane quotidiane, nessuno sarà mai pronto per salire la scala delle responsabilità.

Come si inverte la rotta? La prossima volta che qualcuno entra nel tuo ufficio con un problema, respingi la scimmia: "Vedi tu. Cosa faresti al posto mio? Pensaci, prova a trovare una soluzione e torna da me solo per propormela". Guarda quanto velocemente le persone iniziano a usare la testa quando smetti di pensare al posto loro.

I danni collaterali sulle persone: chi scappa e chi si siede

Quando fai il "titolare pompiere", risolvi l'emergenza del momento ma crei un disastro nel lungo periodo. Il tuo accentramento ha un effetto distruttivo sulla prima linea dell'azienda e crea due scenari:

• I collaboratori forti si demotivano. Chi ha talento, iniziativa e voglia di crescere si sentirà perennemente castrato. Capirà che nella tua azienda non c'è spazio per prendere vere decisioni e, prima o poi, se ne andrà a portare il suo valore altrove.

• I collaboratori deboli si siedono. Chi ha meno iniziativa troverà in te l'alibi perfetto. Si deresponsabilizzerà completamente, sprofondando nel silenzio di chi aspetta che sia tu a decidere persino di che colore comprare le penne per l'ufficio, tanto "alla fine ci pensa il capo".

In entrambi i casi, tu rimani sempre più solo, sempre più stanco e con un'azienda che non può scalare perché il vero e unico collo di bottiglia sei tu.

Smetti di rincorrere le lancette, inizia a costruire leader

Se hai una PMI e c'è un cliente vitale in ballo, è accattebile che tu scenda in campo. Ma il 90% delle tue giornate deve essere dedicato alla strategia e a far crescere le persone che lavorano per te.

Se senti che la tua azienda dipende totalmente dalle tue decisioni quotidiane e non riesci più a staccare la spina senza temere che tutto crolli, non hai bisogno di un corso per gestire l'agenda. Hai bisogno di capire come strutturare una vera leadership.

Noi di Open Source Management aiutiamo gli imprenditori a trasformarsi da "tuttofare stressati" a veri capitani d'azienda. Lavoreremo insieme per mappare il potenziale delle tue persone, instaurare un sistema di delega efficace e creare procedure che permettano al tuo team di camminare con le proprie gambe.